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COSTUMBRES DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL SISTEMA DE SALUD TRINITY MOTHER FRANCES

AVISO DE COSTUMBRES DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL SISTEMA DE SALUD TRINITY MOTHER FRANCES y otros proveedores de cuidado de salud con privilegios de personal medico.

ESTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN MEDICA PUEDE SER USADA Y REVELADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN

FAVOR DE LEER CUIDADOSAMENTE

Este Aviso describe las practicas de confidencia del Sistema de Salud de Trinity Mother Frances y el personal medico, departamentos, y personal que le proveen con cuidado o servicios en cualesquiera de nuestros locales. Podemos compartir su información medica con otros, como sea necesario para proveer a usted con tratamiento o servicios de cuidado de salud, obtener pagos para los servicios, o para la función de cuidado de salud conjuntos, todos los que son describidos mas en detalle en este aviso.
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A. TENEMOS DEBER LEGAL DE PROTEGER SU INFORMACIÓN DE SALUD.
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Nosotros protegemos la confidencia de información de salud sobre usted y que puede ser identificada con usted, lo que llamamos "información de salud protegida," o "PHI" para mas corto. Con esto le damos aviso de nuestros deberes legales y practicas de confidencia sobre PHI.:
· Debemos proteger PHI que hemos creado o recibido sobre su estado de salud pasado, presente, o futuro, cuidado de salud que le proveemos, o pago por su cuidado de salud.
· Debemos avisarle sobre como protegemos PHI de usted.
· Debemos explicarle como, cuando y porque usamos y / o revelamos PHI sobre usted.
· Solo podemos usar y /o revelar PHI como lo hemos describido en este Aviso.

Este Aviso describe los tipos de usos y revelaciones que se pueden hacer y le da a usted algunos ejemplos. Además, nosotros podemos hacer otros usos y revelaciones que ocurren como producto de los usos y revelaciones permitidas describidos en este Aviso.

Nosotros somos requeridos de seguir los procedimientos en este Aviso. Nosotros reservamos el derecho de cambiar los limites de este Aviso y de hacer provisiones de aviso nuevas efectivas para toda PHI que mantenemos por primero:
· Poniendo el aviso revisado en las oficinas de nuestros médicos, áreas de ingresar al hospital, locales de clínicas de paciente externo, y de servicios de emergencia;
· Haciendo copias del aviso revisado disponibles cuando pedido en los locales de arriba o por la Oficina del Oficial de Confidencia; y
· Poniendo el aviso revisado en nuestro website.
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B. PODEMOS USAR Y REVELAR SU PHI SIN SU CONSENTIMIENTO EN LAS SIGUIENTES CIRCUNSTANCIAS.
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1. Podemos usar y revelar su PHI para proveerle tratamiento de cuidado de salud a usted.

Podemos usar y revelar su PHI para proveer, coordinar o manejar su cuidado de salud y servicios relacionados. Esto puede incluir comunicando con otros proveedores de cuidado de salud sobre su tratamiento y coordinando y manejando su cuidado de salud con otros. Por ejemplo, podemos usar y revelar su PHI cuando usted necesita una receta, trabajo de lab, rayos x, y otros servicios de cuidado de salud. Además, podemos usar y revelar su PHI cuando lo referimos a otro proveedor de cuidado de salud.

Ejemplo del Hospital Mother Frances: Un medico tratándolo a usted por una pierna quebrada puede necesitar saber si usted tiene diabetes porque diabetes puede atrasar el proceso de curación. Además, el medico puede necesitar decirle al dietista si usted tiene diabetes para que puedan arreglar comidas apropiadas. Los departamentos del hospital también pueden necesitar de compartir su PHI para poder coordinar diferentes servicios que usted necesite, como recetas, trabajo de lab y rayos x. También podemos revelar su PHI a gente fuera del hospital que pueden estar involucrados en su cuidado medico después que salga del hospital, tal como proveedores de cuidado de salud en casa o otros que pueden proveer servicios que son parte de su cuidado.

Ejemplo de Pacientes de Médicos en la Clínica Trinity: Su medico puede compartir su información medica con otro proveedor de cuidado de salud. Por ejemplo, si usted es referido con otro medico, ese medico necesitara saber si usted tiene alergias de medicamentos. Igualmente, su medico puede compartir su PHI con una farmacia cuando llama a dar su receta.

2. Podemos usar y revelar su PHI para obtener pago por los servicios.

Generalmente, podemos usar y proveer su información medica a otros para hacer cuenta y colectar pago por el tratamiento y servicios que se le proveeron. Antes de que usted reciba servicios en el horario, podemos compartir información sobre estos servicios con sus planes de salud. Compartir información nos permite pedir lo que cubre su plan o póliza y para aprobación de pago antes de que proveamos los servicios. También podemos compartir parte de su información medica con los siguientes:
· Departamento de cuentas;
· Departamento o agencias de colecciones;
· Compañías de seguros, planes de salud y sus agentes que proveen su cobertura;
· Departamentos de hospital que revisan el cuidado que usted recibió para asegurar que el cuidado y los costos asociados con ellos fueron apropiados para su enfermedad o herida; y
· Agencias que reportan al consumidor (e.g., agencias de crédito).

EJEMPLO: Vamos a decir que usted tiene una pierna quebrada. Nosotros podemos necesitar darle información a su plan de salud sobre su condición, las provisiones usadas (tal como escayola para su vaciado o muletas), y servicios que usted recibió (tal como rayos x o cirugía). La información es dada a nuestro departamento de cuentas y su plan de salud para que podamos ser pagados o para que usted pueda tener su reembolso. También podemos mandar la misma información a nuestro departamento de hospital el cual revisa nuestro cuidado de su enfermedad o herida.
3. Podemos usar y revelar su PHI para operaciones de cuidado de salud.
Podemos usar y compartir PHI para cumplir con actividades de negocio, que le llamamos "funcionamiento de cuidado de salud". Estos "funcionamientos de cuidado de salud" nos permiten mejorar la calidad de cuidado que proveemos y reducir el costo de cuidado de salud. Ejemplos de la manera que podamos usar o revelar su PHI para "funcionamiento de cuidado de salud" incluye lo siguiente:

· Revisando y mejorando la calidad, eficiencia y costo de cuidado que les proveemos a usted y a nuestros otros pacientes. Por ejemplo, podemos usar su PHI para desarrollar maneras de asistir a nuestros proveedores y personal de cuidado de salud en decisiones sobre cuales tratamientos médicos deben ser proveídos a otros.
· Mejorando cuidado de salud y reduciendo costos para grupos de gente que tienen problemas de salud parecidos y para ayudar en el manejo y coordinar el cuidado para estos grupos de gente. Podemos usar PHI para identificar grupos de gente con problemas de salud parecidos para darles información, por ejemplo, sobre alternativas en tratamientos, clases, o procesos nuevos.
· Revisando y evaluando las destrezas, calificaciones, y desempeño de proveedores de cuidado de salud que lo cuidan a usted.
· Proveendo programas de entrenamiento para estudiantes, trabajadores, proveedores de cuidado de salud o profesionales que no son de cuidado de salud ( por ejemplo, oficinista de cuentas o asistentes, etc.) para ayudarles a practicar o mejorar sus destrezas.
· Cooperando con organizaciones de afuera que valoran la calidad del cuidado que nosotros y otros proveen. Estas organizaciones pueden incluir agencias de gobierno o grupos de acreditación como el "Joint Comisión on Accreditation of Healthcare Organizations".
· Cooperando con organizaciones de afuera que evalúan, certifican o dan licencia a proveedores de cuidado de salud, personal o instalaciones en una especialidad o profesión particular. Por ejemplo, nosotros podemos usar o revelar PHI para que una de nuestras enfermeras pueda tener certificado de tener pericia en una especialidad especifica de profesión de enfermera, como en profesión de enfermera pediatría.
· Asistiendo varias gentes que revisan nuestras actividades. Por ejemplo, PHI puede ser visto por médicos revisando los servicios proveídos a usted, y por contadores, abogados, y otros que nos asisten en cumplir con las leyes que aplican.
· Planeando para las funciones futuras de nuestra organización, y recaudación de fondos para el beneficio de nuestra organización.
· Conduciendo actividades de manejo de negocio y administración general relacionadas a nuestra organización y los servicios que provee, incluyendo proveendo información.
· Resolviendo quejas dentro de nuestra organización.
· Revisando actividades y usando o revelando PHI en caso de que se venda nuestro negocio, propiedad o dar control de nuestro negocio o propiedad a alguien mas.
· Cumpliendo con este Aviso y con las leyes que aplican.
4. Podemos usar y revelar PHI bajo otras circunstancias sin su autorización.
Podemos usar y / o revelar su PHI por un numero de circunstancias en cual usted no tiene que dar consentimiento, dar autorización o de otra manera tener oportunidad de acordar o oponerse. Estas circunstancias incluyen:
· Cuando el uso y / o revelación es requerida por ley. Por ejemplo, cuando una revelación es requerida por ley federal, estatal, o local u otro procedimiento judicial o administrativo.
· Cuando el uso y / o revelación es necesario para actividades publicas de salud. Por ejemplo, podemos revelar su PHI si usted ha sido expuesto a una enfermedad comunicable o pueda de otra manera estar en riesgo de contraer o diseminar una enfermedad o condición.
· Cuando la revelación se relaciona a victimas de abuso, descuido o violencia domestica.
· Cuando el uso y / o revelación es para actividades de descuido de salud. Por ejemplo, podemos revelar su PHI a una agencia del estado o federal de descuido de salud que esta autorizada por ley de supervisar nuestras funciones.
· Cuando la revelación es para procedimientos judiciales y administrativos. Por ejemplo, podemos revelar su PHI en respuesta a una orden de una corte o tribunal administrativo.
· Cuando la revelación es para propósitos de hacer cumplir con la ley. Por ejemplo, podemos revelar su PHI para poder cumplir con leyes que requieren que se reporten ciertos tipos de heridas o otras lesiones físicas.
· Cuando el uso y / o revelación se relaciona a un difunto. Por ejemplo, podemos revelar su PHI a un medico forense o examinador medico para el propósito de identificarlo a usted si usted muere.
· Cuando el uso y / o revelación se relaciona a propósito de donaciones de un órgano de cadáver, ojo o telas.
· Cuando el uso y/ o revelación se relaciona a investigación medica. Bajo ciertas circunstancias, podemos revelar su PHI para investigación medica.
· Cuando el uso y / o revelación es para prevenir una amenaza seria a salud o seguridad. Por ejemplo podemos revelar su PHI para prevenir o menorar una amenaza seria y eminente a la salud o seguridad de una persona o del publico.
· Cuando el uso y/ o revelación se relaciona a funciones especializadas del gobierno. Por ejemplo, podemos revelar su PHI si se relaciona a actividades militares o de veteranos, actividades de seguridad nacional y de inteligencia, servicios de protección para el Presidente, y conveniencia medica o determinaciones de Departamento del Estado.
· Cuando el uso y / o revelación se relaciona a instituciones correccionales y en otras situaciones de custodia de cumplimiento de ley. Por ejemplo, en ciertas circunstancias, podemos revelar su PHI a una institución correccional que tiene custodia legal de usted.
5. Usted puede oponerse a ciertos usos y revelaciones.
A menos que usted se oponga, podemos usar y revelar su PHI en las siguientes circunstancias:
· Podemos compartir su nombre, su numero de cuarto, y su condición en nuestra lista de pacientes con los cleros y con gente que preguntan por usted por nombre. También podemos compartir su afiliación religiosa con los cleros.
· Podemos compartir con miembro de su familia, pariente, amigo o otra persona que usted identifica, PHI relacionado directamente al interés de esa persona en su cuidado o pago por su cuidado. Podemos compartir con miembro de familia, representante personal o otra persona responsable por su cuidado PHI necesario para avisar a tales individuos de su lugar, condición general o muerte.
· Podemos compartir con una agencia publica o privada (por ejemplo, Cruz Roja Americana) su PHI para propósitos de ayuda de desastre. Aunque usted se oponga, aun podemos compartir su PHI, si es necesario para circunstancias de emergencia.
Si usted se opone a nuestro uso o revelación de PHI sobre usted en las circunstancias de arriba, por favor llame al Departamento de Información de Manejo de Salud en nuestros hospitales o en los locales de proveedores de cuidado de salud de la Clínica Trinity.

6. Podemos ponernos en contacto con usted para proveer recordatorios de citas.
Podemos usar y / o revelar PHI para ponernos en contacto con usted para proveerle un recordatorio a usted sobre una cita que usted tenga para tratamiento o cuidado medico.
7. Podemos ponernos en contacto con usted con información sobre el tratamiento, servicios, productos o proveedores de cuidado de salud.
Podemos usar y / o revelar PHI para manejar o coordinar su cuidado de salud. Esto puede incluir decirle a usted sobre tratamientos, servicios, productos y / o otros proveedores de cuidado de salud. También podemos usar y / o revelar PHI para darle a usted regalos de poco valor.
EJEMPLO: Si usted es diagnosticado con diabetes, podemos decirle a usted sobre servicios de nutrición y otros servicios consejeros que pueden ser de interés para usted.
8. Podemos ponernos en contacto con usted para actividades de recaudar fondos.
Podemos usar y / o revelar su PHI, incluyendo revelar a la fundación de "Trinity Mother Frances Health System", que se ponga en contacto con usted para recaudar fondos. El dinero recaudado por estas actividades se usa para aumentar el apoyo a los servicios de cuidado de salud y los programas educativos que ofrecemos a la comunidad. Solamente revelaremos información de cómo ponerse en contacto y las fechas que usted recibió tratamiento o servicios en una de nuestras instalaciones. Si usted no quiere ser puesto en contacto de esta manera, usted debe avisar por escrito o ponerse en contacto con el Oficial de Confidencia en lista abajo de este Aviso.

**CUALQUIER OTRO USO O REVELACIÓN DE SU PHI REQUIERE SU AUTORIZACIÓN ESCRITA**
Bajo cualquier circunstancia otra que las nombradas arriba, nosotros pediremos su autorización antes de usar o revelar su PHI. Si usted firma una autorización escrita permitiéndonos de revelar PHI sobre usted en una situación especifica, usted puede después cancelar su autorización por escrito. Si usted cancela su autorización por escrito, nosotros no revelaremos su PHI después que recibamos su cancelación, con excepción de las revelaciones que estaban procesando antes que recibimos su cancelación.

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C. USTED TIENE VARIOS DERECHOS SOBRE SU PHI
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1. Usted tiene el derecho de pedir restricciones en usos y revelaciones de su PHI.
Usted tiene el derecho de pedir que nosotros limitemos el uso y revelación de su PHI. Nosotros no estamos obligados de acordar con sus restricciones pedidas. Sin embargo, aunque estemos de acuerdo con su petición, en ciertas situaciones sus restricciones no serán seguidas. Estas situaciones incluyen tratamiento de emergencia, revelaciones a Secretario del Departamento de Servicios de Salud y Humanos, y usos y revelaciones describidos en sub-seccion 4 de la sección anterior de este Aviso. Usted puede pedir una restricción sometiendo la forma Restricción de Uso de Información de la enfermera o en el Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital "Mother Frances ", Hospital Mother Frances Jacksonville, o cualquiera de los locales de proveedores de cuidado de salud de la Clínica Trinity.

2. Usted tiene el derecho de pedir diferentes maneras de comunicarse con usted.
Usted tiene el derecho de pedir como y cuando nosotros nos ponemos en contacto con usted sobre PHI. Por ejemplo, usted puede pedir que nosotros nos comuniquemos con usted en su dirección de trabajo o numero de teléfono o por correo electrónico. Su petición debe ser por escrito. Nosotros debemos complacer peticiones razonables, pero, cuando apropiado, podemos poner condiciones a las complacencias en que usted nos provea información sobre como se tratara el pago, si alguno, y su especificación de otra dirección alternativa u otro manera de comunicarse. Usted puede pedir comunicación alternativa por la forma Restricción de Uso de Información.

3. Usted tiene el derecho de ver y copear su PHI.
Usted tiene el derecho de pedir ver y recibir una copia de PHI contenida en archivos de la clínica, cuentas y otros archivos usados para hacer decisiones sobre usted. Su petición debe estar por escrito. Podemos cobrarle cuotas relacionadas. En vez de proveerle una copia entera de PHI, podemos darle un resumen o explicación de su PHI, si usted acuerda de antemano a la forma y el costo del resumen o explicación. Hay ciertas situaciones en cual no estamos obligados a cumplir con su petición. Bajo estas circunstancias, nosotros responderemos por escrito, declarando por que no vamos a conceder su petición y describiendo algún derecho usted pueda tener para pedir un reviso de nuestra negación. Usted puede pedir ver y recibir una copia de PHI por comunicándose con el departamento de Manejo de Información de Salud en cualquiera de nuestros locales de pacientes.

4. Usted tiene el derecho de pedir una enmienda de su PHI.
Usted tiene el derecho de pedir que nosotros hagamos enmiendas a archivos de clínica, cuentas y otros archivos usados para hacer decisiones sobre usted. Su petición debe ser por escrito y debe explicar su(s) razón (es) para la enmienda. Nosotros podemos negar su petición si: 1) la información no fue creada por nosotros (a menos que usted pruebe que el creador de la información no esta disponible para hacer la enmienda al archivo); 2) la información no es parte de los archivos usados para hacer decisiones sobre usted; 3) nosotros creemos que la información esta correcta y completa; o 4) usted no tuviera el derecho de ver y copear el archivo como describido en el párrafo 3 de arriba. Nosotros le diremos por escrito las razones por la negación y le diremos sus derechos de darnos una declaración escrita del desacuerdo con la negación. Si nosotros aceptamos su petición de enmendar la información, haremos esfuerzos razonables de informar a otros de su enmienda, incluyendo personas que usted nombre quienes han recibido su PHI y que necesitan la enmienda. Usted puede pedir una enmienda de su PHI comunicándose con el departamento de Manejo de Información de Salud en cualquiera de nuestros locales de pacientes.

5. Usted tiene el derecho a una lista de revelaciones que hemos hecho.
Si usted pide a nuestra persona de comunicación por escrito, usted tiene el derecho de recibir una lista escrita de ciertas de nuestras revelaciones de su PHI. Usted puede pedir revelaciones hechas hasta diez (10) años antes de su petición (no incluyendo revelaciones hechas antes del 14 de abril, 2003). Nosotros estamos obligados de proveer una lista de todas revelaciones menos las siguientes:
· Para su tratamiento
· Para cuentas y colección de pagos por su tratamiento
· Para las funciones de nuestro cuidado de salud
· Hechas a o pedidas por usted, o que usted autoriza
· Ocurriendo a causa de usos o revelaciones permitidos
· Hechos a individuos interesados en su cuidado, para propósitos de directorio o avisos, o para otros propósitos describidos en sub sección B.5 de arriba
· Permitidos por ley cuando el uso y / o revelación se relaciona a ciertas funciones especializadas de gobierno o relacionadas a instituciones correccionales y en otras situaciones de cumplimiento de custodia legal (por favor vea sub sección B.4 de arriba) y
· Como parte de un juego limitado de información el cual no tiene cierta información que puede identificarlo a usted.
La lista incluirá la fecha de la revelación, el nombre (y dirección, si es disponible) de la persona o organización que recibe la información, una descripción corta de la información revelada, y el propósito de la revelación. Si, bajo circunstancias permitidas, se han revelado PHI de usted para ciertos tipos de proyectos de investigación, la lista puede incluir diferentes tipos de información.

Si usted pide una lista de revelaciones mas de una vez en 12 meses, nosotros podemos cobrarle una cuota razonable. Usted puede pedir una lista de revelaciones sometiendo su pedido al Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital Mother Frances, Mother Frances Jacksonville, o cualquiera de los locales de proveedores de cuidado de salud de la Clinica Trinity.

6. Usted tiene el derecho de copiar este Aviso.
Usted tiene el derecho de pedir una copia en papel de este Aviso a cualquier tiempo pidiendo en el departamento de admisión de los hospitales, locales de servicios de clínica de pacientes externos, locales de proveedores de cuidado de salud de Clínicas Trinity, o al Oficial de Confidencia. Nosotros proveeremos una copia de este Aviso no mas tardado que la fecha que usted recibe servicio de nosotros (menos por servicios de emergencia, y entonces nosotros proveeremos el Aviso a usted tan pronto sea posible).
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D. USTED PUEDE PRESENTAR UNA QUEJA SOBRE NUESTRAS COSTUMBRES DE CONFIDENCIA.
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Si usted piensa que sus derechos de confidencia han sido violados por el Sistema de Salud de Trinity Mother Frances, o usted quiere presentar queja sobre nuestras costumbres confidenciales, usted puede comunicarse con la persona en lista abajo:

Departamento de Servicio de Cliente
Trinity Mother Frances Health System
800 East Dawson
Tyler, TX 75701
Tel. 903-531-5227

Usted también puede mandar una queja escrita al Secretario de los Estados Unidos del Departamento de Servicios de Salud y Humanos.
Si usted presenta una queja, nosotros no tomaremos ninguna acción en contra de usted o cambiaremos nuestro tratamiento de usted en ninguna manera.
................................................................................................................................................E. FECHA EFECTIVA DE ESTE AVISO
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Este Aviso de Costumbres Confidenciales es efectivo el 14 de abril de 2003.
Para mas información póngase en contacto con:
Oficial de Confidencia
Sistema de Salud Trinity Mother Frances
Phyllis Cartwright, RHIA, CCS
Director HIM/Privacy Officer
903.531.4488